Rattachement flou
Une facture sans contrat, marché, commande ou avenant clair crée un risque de validation fragile.
Factures & paiement
Gestion des factures promoteur : sécuriser validation et paiement
Une facture ne doit pas seulement être payée : elle doit être reliée au bon contrat, à la bonne opération, aux pièces justificatives et à une décision traçable.
Pourquoi le sujet devient critique
Pièces dispersées
Situation, PV, justificatif, RIB ou attestation sont souvent répartis entre mails, dossiers et tableurs.
Piste d’audit faible
La décision est prise, mais la preuve du contrôle reste difficile à reconstituer.
Les 8 contrôles minimum avant validation
- Identifier fournisseur, opération, lot, date, montant et TVA.
- Rattacher la facture au contrat, marché, commande ou avenant.
- Comparer facture, engagement et budget restant.
- Vérifier les pièces justificatives.
- Contrôler la cohérence avec l’avancement réel.
- Confirmer la personne habilitée et le seuil de validation.
- Qualifier les exceptions : doublon, litige, écart, pièce manquante.
- Archiver la décision avec horodatage et justificatifs.
Le rôle de Cairal
Cairal aide à transformer la validation facture en processus contrôlé : les pièces, l’engagement, la décision et les exceptions sont liés au même dossier.
Questions fréquentes
Quels risques Cairal cherche-t-il à réduire ?
Double paiement, paiement sans pièce suffisante, dépassement d’engagement, validation par une personne non habilitée, retard de traitement et perte de piste d’audit.
La décision de paiement est-elle automatisée ?
Non : Cairal structure les contrôles et la trace. La décision humaine et les règles internes restent centrales.